Opslaan in favorieten
Uitgebreid zoeken
Nederlandse versie: Gratis Adivseurs Usa version: Advisors 4 Free Version franšaise: Conseils Gratuits Versione italiana: consigligratuiti.it Belgische versie: gratisadviseurs.be Versiˇn espa˝ola : Consejeros Gratis Deutsche Version: Gratis Beraten
U bevindt zich hier:Home » Zakelijk & Financieel » Financieel » Administratie
Adverteren op deze site?

Direct vraag stellen?

Stel online je vraag in de rubriek Administratie en krijg online een antwoord van de specialist in Administratie

Zelf een vraag over Administratie? Klik hier.
Meer vragen over Administratie.
De huidige beheerder van de rubriek Administratie:
Naam: A.P.de Ruyter RA
Bedrijf: A+a voor accountancy & advies
Reactiesnelheid: 13 uur
Waardering: 7.3 (van max. 10)
Meer informatie over A.P.de Ruyter RA vind je op de profielpagina.

Beheerder worden?

RSS over AdministratieVragen over Administratie via RSS. Klik hier.
RSS over Administratie op jouw website?Vragen over Administratie op jouw website? Klik hier.
Blijf op de hoogte via e-mail over AdministratieVragen over Administratie via E-mail. Klik hier.

Ordenen administratie

[Gesteld op: 23-04-2014]

Toelichting:
Hallo

Mijn man is zzp'er en monteert dakkapellen.
Dit doet hij in onderaanneming maar ook voor particulieren.
Onderaanneming is de btw verlegd, en bij particulieren mochten we het forfait toepassen van 55/45% op materiaal en diensten.

Nu is ons bedrijf erg gegroeid en gaan we naar de 200 inkoopfacturen per kwartaal. De boekhouding doen we zelf.

Nu ben ik benieuwd welke manier we het beste kunnen gaan gebruiken om de administratie controleproof te maken en dus overzichtelijk.

Nu doe ik alles op datum in de map.
Zowel de verkoop als de inkoop.

In denk dat de verkoop wel zo kan blijven, deze nummert door. Alleen de inkoop wil ik anders gaan doen.

In ons boekhoudprogramma e boekhouden wil ik aan elke factuur die betrekking heeft op een project een kostenplaats aangeven. Het wordt dan een soort van projectadministratie. De kantoorkosten en andere kosten zoals huisvesting boek ik niet op een project.

Hoe kan ik dit het beste doen?
Op elke factuur een boekstuknummer zetten en een eigen projectnummer aan geven?

Hoe kan ik het beste de facturen in de map opbergen, op datum, project of crediteur.

Ik wacht op een passend antwoord. Bedankt!

Groetjes Greet
Antwoord:

Verkoopfacturen moeten altijd op nummervolgorde worden gearchiveerd. Dat is noodzakelijk omdat facturen doorlopend moeten worden genummerd, en de Belastingdienst ook wil vaststellen of alle nummers aanwezig zijn, zodat er geen opbrengsten ontbreken. Als de facturen met de pc worden gemaakt, dan kunnen ze daar op nummervolgorde wordne bewaard, en kunnen de papieren afdrukken eventueel in een andere volgorde. Maar het moet wel overzichtelijk blijven.


Voor het archiveren van inkoopfacturen kan gekozen worden tussen:
- het bij de bankafschriften voegen als er is betaald.
- alle facturen bij elkaar archiveren op volgorde van boekstuknummer
- archiveren op volgorde van factuurdatum
- op alfabetische volgorde 


Als de administratie begint te groeien valt de eesrte methode snel af. Ook de laatste mthode is niet ideaal omdat een leverancier met 2 of meer woorden in de naam op meerdere plaatsen kan worden gearchiveerd, en dit leidt dus tot zoekwerk.
Als u de facturen niet zou nummeren, dan zou archivering op factuurdatum de beste mogelijkheid zijn, mits u de factuurdatum ook ingeeft in E-Boekhouden.
Maar de meest optimale methode is dat u de facturen wel een boekstuknummer geeft, en ze op dat nummer archiveert. Dit nummer moet dan ook in E-Boekhouden worden verwerkt. 


Voor u is van belang dat de Belastingdienst altijd vanuit uw boekhoudprogramma een controle uitvoert. Dat betekent: zij zien dat een factuur door u is geboekt op een bepaalde kostenrekening, en dan willen ze de juistheid van die boeking vaststellen met het basisstuk, dus de factuur. Deze factuur moet dan snel zijn te vinden, en dat lukt het beste als er een factuurnummer is vermeld.


Ik heb meerdere relaties die met E-Boekhouden werken, maar de mogelijkheid van kostenplaatsen ken ik niet. Ik weet ook niet of die functie goed werkt. Maar het is zeker niet verstandig om inkoopfacturen op nummer van kostenplaats te bewaren, want dan blijf je zoeken.
Daarbij vermeld ik nog dat als de facturen niet snel genoeg door de Belastingdienst kunnen worden gevonden, dat zij de administratie kunnen verwerpen, omdat deze niet goed toegankelijk is. En dat is iets wat u moet zien te voorkomen. Dus zorg voor een methode die u zelf handig vind, en dan is de kans groot dat de Belastingdienst dit ook handig vind.


 

 
Reactie vraagsteller:
Geachte heer Ruyter,

Allereerst erg bedankt.
De methode van het archiveren op boekstuknummer lijkt mij dan ook het meest geschikt.
Collega's doen het wel op crediteurennaam. Waarom doen ze dat dan?

De mogelijkheid tot kostenplaats wil ik gebruiken voor een projectadministratie.
Daarmee bedoel ik dat ik alle facturen die met dat project te maken hebben een projectnummer ( kostenplaats) geef. Zo kan ik elke factuur verantwoorden.
Deze methode is toch goed?
Collega's die een boekhouder hebben zeggen hier nog nooit van hebben gehoord. De boekhouder boekt alles gewoon in. Soms staat er op de inkoopfactuur niet eens een projectnummer. Dan denk ik bij mezelf, hoe wil je dan ooit bewijzen waarom je dat zakelijk hebt ingekocht.......
Wat is uw mening hierover.

Daarnaast nog het tanken.
Ik heb 2 auto's op de zaak. Een grote bus en een kleinere. Met de kleinere rijden we ook prive. Is het noodzakelijk om het tanken en de kosten van beide auto's apart te houden?
En moet je ook het aantal liters vermelden wat je hebt getankt. Hoe willen ze anders ooit weten of alle tankbonnen wel van mij zijn. Ik kan ook tanken voor de buurman met mijn pas en dan de btw terugvragen........
Ben benieuwd.....
 
Antwoord Beheerder:

Het archiveren van facturen op crediteurnaam is ook een optie die ik heb genoemd (= alfabetisch). Dat is toegestaan, maar kan veel zoekwerk kosten als niet eenduidig wordt gearchiveerd. Dit is niet aan te bevelen voor grotere administraties.


Over de kostenplaatsen: begrijp ik het goed dat u alleen met een kostenplaatsadministratie wilt werken om later aan de Belastingdienst uit te kunnen leggen waarom iets is aangekocht? Dan doet u iets wat veel moeite kost, en veel eenvoudiger kan. Een kostenplaatsadministratie is namelijk bedoeld om de kosten en opbrengsten per project bij te houden, zodat duidelijk wordt of er winst wordt gemaakt, en of er goed is begroot. Als u die informatie voor uzelf niet nodig heeft, dan raad ik u af te gaan werken met kostenplaatsen. U hoeft dat zeker niet te doen voor de Belastingdienst.
In plaats daarvan kunt u ook gewoon op de factuur schrijven waarvoor dit is aangekocht. Dit is niet verplicht, maar kan handig zijn als u er later vragen over krijgt. maar u hoeft dit zeker niet in E-Boekhouden te verwerken.
Over de vraag: hoe wil je bewijzen dat iets zakelijk is ingekocht? Dit is een overbodige vraag. U hoeft dit niet te bewijzen. Als de ondernemer zegt dat het zakelijk is, dan is het zakelijk. Dat is alleen anders als de Belastingdienst kan aantonen of aannemelijk maken dat het niet zakelijk is.


Ook bij het tanken wilt u teveel bewijzen. Als de Belastingdienst wilt weten hoeveel er is getankt, dan pakken ze de benzinebonnen, en tellen ze alles op. U hoeft zeker geen vastlegging te maken van het aantal liters. Ook hier geldt: als u zegt dat het zakelijk is, dan is het zakelijk, tenzij de Belastingdienst aantoont dat het niet zo is. De Belastingdienst is wellicht slimmer als dat u veronderstelt. Als er 2 dagen achtereen wordt getankt, dan kunnen ze vragen welke grote reis er is gemaakt. U zal dit dan moeten aantonen met bijv. een agenda. En de Belastingdienst beschikt over camerabeelden van een aantal plekken, en die gebruiken ze voor dit soort controles. Dus zolang er oprecht wordt getankt voor alleen de zakelijke auto, dan hoeft u niets te vrezen. Maar als u wilt frauderen, dan zou ik maar oppassen, want daar hebben ze hun methodes voor.


Tot slot: moet je de autokosten apart registreren? Nee, dat is niet verplicht. Maar het kan wel handig zijn. Omdat u prive rijdt in 1 auto moet u daarvoor een bijtelling toepassing van maximaal 25 % van de cataloguswaarde. maar deze bijtelling is ook nooit hoger dan de werkelijke autokosten van die auto. Als u dus uw belasting wilt beperken, dan is het noodzakelijk dat u deze autokosten apart bijhoudt.

Beantwoord door:
A.P.de Ruyter RA
profielpagina

Subrubrieken binnen de rubriek Administratie:
LoonadministratiePersoneelsadministratieSalarisadministratie


Gerelateerde vragen aan Ordenen administratie:

Welk administratiepakket kan ik het beste kopen?
      [Gesteld in Administratie]
2006-11-04 10:12:49
Terugbetalen salaris
      [Gesteld in Salarisadministratie]
2009-10-12 22:43:06
administratiekosten inschrijfgeld
      [Gesteld in Administratie]
2013-01-24 10:59:05
BTW als aftrekbare kosten kleineondernemersreg
      [Gesteld in Administratie]
2013-02-05 14:22:10
Accountants vragen
      [Gesteld in Administratie]
2015-07-15 00:16:38

Gemiddelde score Administratie: 4.8 (552x gestemd)

Wat voor cijfer geeft u dit antwoord?

 
10

 
Versturen via e-mail aan vrienden?
 
Uw Naam:
Uw Email:
Naam bekende:
Email bekende:
+ meer vrienden invoeren
 
Message:
Check:
 



Disclaimer | Sitemap | Archief | Links | 100 laatste vragen | Populair archief

Top 3 adviseurs

  • Ron Jedema
    9.3
  • Anita
    9.0
  • Toors
    9.0
  • Totalen:

    Vragen:  257311
    Beheerders:  1023

    Gemiddelden:

    Reeds beantwoord:  99 %
    Reactiesnelheid:  168 uur
    Waardering:  7.9
Uw banner hier?

Concept & Realisatie Webshop+