Opslaan in favorieten
Uitgebreid zoeken
Nederlandse versie: Gratis Adivseurs Usa version: Advisors 4 Free Version franšaise: Conseils Gratuits Versione italiana: consigligratuiti.it Belgische versie: gratisadviseurs.be Versiˇn espa˝ola : Consejeros Gratis Deutsche Version: Gratis Beraten
U bevindt zich hier:Home » Zakelijk & Financieel » Financieel » Administratie
Adverteren op deze site?

Direct vraag stellen?

Stel online je vraag in de rubriek Administratie en krijg online een antwoord van de specialist in Administratie

Zelf een vraag over Administratie? Klik hier.
Meer vragen over Administratie.
De huidige beheerder van de rubriek Administratie:
Naam: A.P.de Ruyter RA
Bedrijf: A+a voor accountancy & advies
Reactiesnelheid: 13 uur
Waardering: 7.3 (van max. 10)
Meer informatie over A.P.de Ruyter RA vind je op de profielpagina.

Beheerder worden?

RSS over AdministratieVragen over Administratie via RSS. Klik hier.
RSS over Administratie op jouw website?Vragen over Administratie op jouw website? Klik hier.
Blijf op de hoogte via e-mail over AdministratieVragen over Administratie via E-mail. Klik hier.

Het archiveren en opstellen van de administratie

[Gesteld op: 09-04-2014]

Toelichting:
Beste heer/ mevrouw,

Sinds 2013 ben ik ondernemer. Ik verkoop via een webwinkel diverse spullen voor de autobranche.
Het begon als hobby, maar is groter geworden dan ik dacht. Erg leuk allemaal, maar nu de administratie.

Voor het opzetten van mijn administratie heb ik 1 map gekocht. Hier zitten 3 tabbladen in met:
- Verkoop
- Inkoop
- Bankafschriften

Via google kwam ik op de site van e-boekhouden. Een erg makkelijk en eenvoudig systeem leek me.

Heel 2013 is inmiddels ingeboekt en er kwam netjes een balans met resultatenrekening uitrollen.
Daarnaast heb ik inzage in een grootboek, mutatielijst, open posten etc.

Gisteren heeft een vriend van mij voor het eerst een boekencontrole gehad. Gelukkig was zijn administratie allemaal top. Het enige waar de inspecteur over viel is dat hij direct inzage in iets moet hebben wanneer hij hier om vraagt, en dat heeft me aan het schrikken gemaakt.

Mijn vraag aan jullie is dan ook, hoe kan ik het beste op de eisen van de belastingdienst mijn administratie archiveren?
Kan ik bijvoorbeeld het beste een boekstuknummer aan elke boeking/factuur geven, moet de administratie van de verkoopfacturen op volgorde van factuurdatum/ nummer. De inkoopfacturen, moet ik deze coderen en een grootboeknummer geven, of is een boekstuknummer voldoende. Hoe moet de inkoop gearchiveerd worden, op datum/ factuurnummer etc.
Ik las iets over coderen. Hierin geef je elke factuur een grootboeknummer en een crediteurennummer. Gebeurd dit alleen bij grotere bedrijven of ook bij de kleinere.

Zoals u kunt lezen weet ik hier nog niet veel van af.

Ik hoop dat u mij een beetje op weg kunnen helpen zodat ik bij een controle sterk sta.

Bedankt!

Groeten Mike
Antwoord:

E-Boekhouden is inderdaad een makkelijk boekhoudprogramma voor (kleinere) ondernemers. Ik heb verschillende klanten die daarmee werken. Vooral het gemak dat alle bankmutaties automatisch kunnen worden ingelezen en verwerkt is ideaal. En dat je eigenlijk geen verstand hoeft te hebben van boekhouden.
Maar E-Boekhouden is (heel simpel gesteld) net als ieder ander boekhoudprogramma alleen maar een programma om de inkomsten en uitgaven te sorteren. U kunt dit ook in Excel doen, of op papier. Bij een belastingcontrole zal gevraagd worden naar uw recapitulatie (de uitdraaien uit het programma) en vervolgens zal dat worden gebruikt om de basisstukken te controleren, namelijk de inkoopfacturen, de verkoopfacturen en de bank- en kasmutaties. U moet er dus wel voor zorgen dat deze goed toegankelijk zijn, u mag deze bijvoorbeeld niet ongesorteerd in een doos gooien. Als de basisstukken niet aanwezig of niet goed toegankelijk zijn, dan kan uw administratie als onbetrouwbaar worden beoordeeld, en dat wilt u niet. U mag daarbij een eigen systeem hebben voor het sorteren van de basisstukken, als er maar een systeem is.


De bankafschriften zijn het makkelijkst; die hebben allemaal een nummer, dus die kunt u op nummervolgorde archiveren. En als u geen bankafschriften krijgt, dan moet u deze downloaden bij de bank en archiveren.
De verkoopfacturen moeten ook altijd doorlopend worden genummerd. U kunt deze dus ook op nummervolgorde archiveren. Maar u kunt deze ook bijvoorbeeld achter de bankafschriften doen. Als u de factuurbestanden in de computer heeft maakt het weinig uit hoe de paperen afdruken worden bewaard.


Bij inkoopfacturen moet u even opletten. Het makkelijkst is als u deze bij ontvangst een nummer geeft, en bij de boeking in E-Boekhouden dit nummer ingeeft, zodat vanuit het programma de factuur heel snel kan worden gevonden, mits de facturen op nummervolgorde worden bewaard.
Een andere manier is dat de facturen op datum worden gesorteerd, met of zonder nummer. Of dat de facturen bij de betaling bij de bankafschriften wordt gedaan, maar dat werkt minder optimaal. U mag dat zelf weten, wat voor u het handigst is.


U hoeft zich niet druk te maken over vermelding van grootboeknummers etc, dat is inderdaad iets voor grotere bedrijven, met andere programma's. 


Ik hoop u hiermee op weg te hebben geholpen.

 
Reactie vraagsteller:
Dat heeft u zeker. Bedankt.
Wel een vraag over het bewaren van de stukken achter de bankafschriften.
Dit hoor ik vaker. In mijn ogen niet erg handig.
Ik moet het factuurstelsel gebruiken. Wanneer ik alles achter de bankafschriften doe ga ik er ook vanuit dat het betaald is.
Wanneer ik dus een factuur van 31-03-2014 nog niet achter de bankafschriften heb gedaan wordt deze ook niet meegenomen voor de BTW.
Dit moet wel, omdat de factuurdatum 31-03-2014 is.

Een vriend van me moet dit van zijn boekhouder zo doen.
Volgens mij gaat dit dan fout, hij geeft dan deze factuur pas wanneer deze betaald is.
Mocht de factuur pas in 2015 betaald worden dan gaat er toch iets goed fout?
 
Antwoord Beheerder:

Er zijn personen die het handig vinden om de in- en verkoopfacturen achter de bankafschriften te doen, bij de betreffende betaling. Ze zien dan direct dat de factuur is betaald. En dan blijft dus een stapel met niet-betaalde facturen over. Dat kan inzichtelijk zijn, maar je kan het dus ook anders organiseren. Iedereen moet doen wat die zelf het handigst vind. Maar dat betreft alleen het archiveren van de basisstukken.
U haalt er nu opeens de BTW-aangifte bij, maar dat is een ander verhaal. Inderdaad moet je bij toepassing van het factuurstelsel de BTW aangeven die is vermeld op de facturen die in de betreffende periode zijn opgemaakt. Dus ook niet-betaalde facturen moeten hierin worden meegenomen.


U veronderstelt dat de BTW niet wordt meegenomen als de facturen achter de bankafschriften worden gearchiveerd, maar dat kan ik niet volgen. Waarom zou je dan opeens niet de BTW van de niet-betaalde facturen in de aangifte betrekken? Uw conclusie dat dat fout gaat is terecht, maar het hoeft helemaal niet fout te gaan, als uw vriend maar ook de niet-betaalde facturen aan zijn boekhouder geeft voor de BTW-aangifte.

Beantwoord door:
A.P.de Ruyter RA
profielpagina

Subrubrieken binnen de rubriek Administratie:
LoonadministratiePersoneelsadministratieSalarisadministratie


Gerelateerde vragen aan Het archiveren en opstellen van de administratie:

Welk administratiepakket kan ik het beste kopen?
      [Gesteld in Administratie]
2006-11-04 10:12:49
Terugbetalen salaris
      [Gesteld in Salarisadministratie]
2009-10-12 22:43:06
administratiekosten inschrijfgeld
      [Gesteld in Administratie]
2013-01-24 10:59:05
Accountants vragen
      [Gesteld in Administratie]
2015-07-15 00:16:38
Opbergen administratie
      [Gesteld in Administratie]
2016-05-16 22:18:14

Gemiddelde score Administratie: 4.8 (552x gestemd)

Wat voor cijfer geeft u dit antwoord?

 
10

 
Versturen via e-mail aan vrienden?
 
Uw Naam:
Uw Email:
Naam bekende:
Email bekende:
+ meer vrienden invoeren
 
Message:
Check:
 



Disclaimer | Sitemap | Archief | Links | 100 laatste vragen | Populair archief

Top 3 adviseurs

  • Ron Jedema
    9.3
  • Anita
    9.0
  • Toors
    9.0
  • Totalen:

    Vragen:  257309
    Beheerders:  1023

    Gemiddelden:

    Reeds beantwoord:  99 %
    Reactiesnelheid:  168 uur
    Waardering:  7.9
Uw banner hier?

Concept & Realisatie Webshop+